domingo, 30 de octubre de 2011

El libro diario.¿Cómo hacer un apunte en el libro diario?

Libro diario

La función del libro diario es registrar todas las operaciones económicas que se producen en la empresa y afectan a su patrimonio, derechos y obligaciones, ordenándolas cronológicamente.
A cada anotación en el diario (apunte contable) lo llamamos Asiento

A la hora de realizar un apunte contable hay que pensar, qué clase de hecho económico voy a registrar, que cuentas voy a utilizar y si estas cuentas son de activo o de pasivo.
  • En primer lugar, ¿qué hecho económico voy a anotar en el diario de la empresa? ¿Una compra?, ¿una venta?, ¿un pago o cobro?, ¿una provisión?, ¿una reserva?, ¿un gasto?, ¿un ingreso?...
  • En segundo lugar, saber si las cuentas que se utilizan para reflejar el hecho económico tienen carácter de activo (bien o derecho) o de pasivo (obligación) para saber por que lado (debe o haber), aumentarán o disminuirán los importes afectados.
  • Y en tercer lugar, ¿qué cuentas debo utilizar para cada hecho producido? Para saber qué cuenta utilizar es recomendable buscarla en el plan general de cuentas, pues todas ellas vienen definidas por lo que difícilmente no encontraremos una cuenta que se ajuste a la realidad que vamos a registrar. Primero habría que buscar a qué grupo pertenece el hecho económico producido en la empresa, después dentro de ese grupo, en qué subgrupo encajaría más según las definiciones y características descritas en el plan de cuentas y finalmente, dentro del subgrupo buscar la cuenta se ajusta mejor a las operación económica realizada.
6 Cómo hacer un apunte en el libro diario

6.1 Las contrapartidas (partida doble)

Las contrapartidas son el lado opuesto de una partida, es decir, no podemos registrar ningún importe en la partida del debe sin anotar la variación que genera en la partida del haber.

Cuando registremos un hecho económico en el libro diario, hay que saber que intervendrán varias cuentas tanto en el Debe como en el Haber que tengan relación con el hecho económico de que se trate.
Por ejemplo, en la compra de un bien intervendrá la cuenta de cargo en el Debe (adquisición del bien por la empresa) y la cuenta de abono en el Haber (creación de la obligación de pago del bien adquirido).


Es importante recordar, que en un asiento, la suma de las cuantías registradas en las cuentas del debe y la suma de las cuantías registradas en las cuantías registradas en el haber, tiene que ser igual. Cuando sucede esto se dice que el asiento esta cuadrado. 
En un asiento NUNCA puede quedar el debe y el haber con un importe diferente.


Esta tabla representa el orden ordinario en el que aparecen anotados los asientos en el libro diario:

DebeNº cuentaConceptoConceptoNº cuentaHaber
Importe cargadoNúmero de cuenta de cargoConcepto de la operación registrada en el debe*Concepto de la operación registrada en el haber*Número de cuenta de abonoImporte abonado

Puede ser interesante que los conceptos de ambas partes (debe y haber) sean distintos pues cuando accedemos a los mayores de cada una de las cuentas no tendremos a la vista las contrapartidas por lo que cuanto más detallada sea la información mejor.


6.2 Ejemplo de asientos de una operación económica

6.2.1 Ejemplo 1

1º El 20 de noviembre compramos a un mayorista mercaderías por valor de 1.000 €.
2º Le pagamos con un cheque bancario al día siguiente.


1º Anotamos la compra con fecha 20 de noviembre.
DebeNº cuentaConceptoConceptoNº cuentaHaber
1.000 € 600Compra de mercaderías
Factura Nº 1
Proveedor de mercaderías
Factura Nº 1
4001.000 €



Cómo se puede observar, en el registro contable de esta operación intervienen dos cuentas, una de activo (compra de existencias) y otra de pasivo (obligación de pago por la compra de las existencias).
2º Anotamos el pago de la compra con fecha 21 de noviembre.


DebeNº cuentaConceptoConceptoNº cuentaHaber
1.000 € 400Pago a proveedor de
mercaderías
Factura Nº 1
Abono de nuestro banco
Factura Nº 1
Nombre proveedor
5721.000 €

En este asiento también intervienen dos cuentas, una de Activo (derecho de pago por las existencias) y otra de Pasivo (obligación de pago al proveedor por la adquisición de las existencias).


6.2.2 Ejemplo 2
  1. El día 10 de Febrero un comerciante aportó 6.000 € para crear un negocio.
  2. El día 25 de Febrero compró 600 € en mobiliario y pagó el 50% al contado y el otro 50% lo dejó a deber a 30 días.
  3. El día 27 de Febrero, el comerciante abre una cuenta en el banco por valor de 3000 €
  4. El día 1 de marzo, compra mercaderías por valor de 1.000 €.
  5. Al día siguiente se pagan 250 € al contado y 750 € contra la cuenta corriente.
  6. El día 25 de Marzo, paga los 300 € que debía por la compra de mobiliario al proveedor con cheque bancario.
A lo largo del ejercicio se han producido diferentes hechos económicos en la empresa, por lo tanto, tendrán que registrarse en contabilidad por el orden en que van surgiendo.

Procedemos a realizar las anotaciones en el libro diario de la empresa de cada uno de los hechos económicos surgidos.

1º El día 10 de Febrero un comerciante aportó 6.000 € para crear un negocio.


ASIENTO DE APERTURA
DebeNº cuentaConceptoConceptoNº cuentaHaber
6.000 € 570Caja efectivoAportación a capital1026.000 €


2º El día 25 de Febrero compró 600 € en mobiliario y pagó el 50% al contado y el otro 50% lo dejó a deber a 30 días.


DebeNº cuentaConceptoConceptoNº cuentaHaber
600 € 216Compra de
mobiliario
Factura Nº 2
Pago de mobiliario en efectivo

Pago pendiente al proveedor
570

523
300 €

300 €


Para el correcto registro de un asiento, el total de la suma de las cuentas que se anotan en el Debe tiene que ser igual al total de la suma de las cuentas que se anotan en el Haber.
Como se puede apreciar, en el asiento se cumple esta regla:

Debe = 600 €
Haber = 300 € + 300 € = 600€

3º El día 27 de Febrero, el comerciante abre una cuenta en el banco por valor de 3.000 €


DebeNº cuentaConceptoConceptoNº cuentaHaber
3.000 € 572Apertura c/c en bancoAbono de caja a c/c5703.000 €

Debe = 3.000 €
Haber = 3.000 €
4º El día 1 de marzo, compra mercaderías por valor de 1.000 €.


DebeNº cuentaConceptoConceptoNº cuentaHaber
1.000 €600Compra de mercaderías
Factura Nº 3
Pendiente de pagar al proveedor4001.000 €

Debe = 1.000 €
Haber = 1.000 €
5º Al día siguiente paga por la compra de las mercaderías, 250 € al contado y 750 € contra la cuenta corriente.


DebeNº cuentaConceptoConceptoNº cuentaHaber
1.000 € 400Proveedor
Factura Nº 3
Pago al contado

Pago por banco
570

572
250 €

750 €

Debe = 1.000 €
Haber = 250 € + 750 € = 1.000€
6º El día 25 de Marzo, el comerciante paga los 300 € que debía por la compra de mobiliario al proveedor por el banco.


DebeNº cuentaConceptoConceptoNº cuentaHaber
300 €523Pago proveedor de
mobiliario a
corto plazo
Factura Nº 2
Pago de mobiliario contra cuenta corriente
Factura Nº 2
572300 €

Debe = 300 €
Haber = 300 €