domingo, 30 de octubre de 2011

El análisis y descripción de puestos. (ADPT)

El análisis y descripción de puestos de trabajo sirve de punto de partida para el diseño de otro tipo de herramientas más avanzadas que nos permitirán continuar mejorando en la gestión del desarrollo de nuestro equipo humano.
Análisis y descripción de puestos de trabajo:
Análisis de puestos
Es el procedimiento de obtención de información acerca de los puestos, centrándose en el contenido, aspectos y condiciones que le rodean.
Descripción de puestos
Es el documento que recoge la información obtenida por medio del análisis, quedando reflejado el contenido del puesto así como las responsabilidades y deberes inherentes al mismo.
A través del análisis y descripción de puestos, conseguimos ubicar el puesto en la organización, describir su misión, funciones principales y tareas necesarias para desempeñar de modo completo dichas funciones. Según necesidades, esta estructura mínima puede completarse con apartados relativos a: seguridad y medios de protección propios del puesto de trabajo, relaciones internas y externas, perfil profesiográfico idóneo de la persona que debería ocupar el puesto, etc.

Objetivo del análisis y descripción de puestos trabajo

El objetivo principal de este trabajo es el de conseguir definir y acotar las responsabilidades del trabajador para su conocimiento y el de la dirección de la empresa, establecer las relaciones entre departamentos o puestos, ubicar correctamente el puesto dentro del organigrama de la empresa, analizar las cargas de trabajo de las personas y redistribuir o reasignar contenidos entre diferentes puestos.
Se trata de una herramienta de fácil desarrollo e implantación, aplicable a cualquier tipo de organización, con independencia del sector de actividad, volumen de trabajadores y cualquier otro parámetro que quisiéramos analizar.

Beneficios del análisis y descripción de puestos

Los beneficios más importantes que nos aporta son:
  • Permitir acotar y definir claramente para cada puesto de trabajo las funciones y responsabilidades propias de su posición;
  • Eliminar repeticiones funcionales entre diferentes personas;
  • Determinar claramente las responsabilidades y asegurarse de que todas las tareas y funciones de la organización tienen un responsable.
Así mismo, nos permite cumplir con creces las exigencias que las diferentes normativas de calidad exigen en la descripción de las funciones y responsabilidades del personal de la organización.
Son mejoras muy importantes las ya conseguidas con su implantación para cualquier organización pero, además, nos puede servir de punto de partida para continuar desarrollando otro tipo de herramientas de gestión de recursos humanos más complejas como: sistemas de evaluación del desempeño, elaboración de perfiles profesiográficos del puesto para futuras selecciones de personal, reducción del tiempo de acogida del personal, identificación de necesidades de formación, elaboración de mapas de competencias, etc.
Por tanto, sirve de apoyo a otras necesidades como: reclutamiento, selección de personal, formación, evaluación del rendimiento, valoración de puestos, análisis de retribuciones, seguridad y salud, planes de carrera.
En definitiva, podemos decir que se trata de una importante herramienta de gestión del desarrollo de los recursos humanos de la empresa y de la propia organización interna del trabajo y resulta sencillo de implantar, aporta resultados positivos medibles de modo inmediato y establece las bases para continuar desarrollando otro tipo de herramientas de gestión más avanzados.

Elementos del análisis de puestos


Los elementos que permiten analizar un puesto de trabajo son el contenido y la descripción del mismo.

Contenido del puesto. Se trata de conocer en qué consiste el puesto de trabajo. La descripción del puesto puede ser sucinta (visión general de las tareas) o más detallada definiendo, cada uno de los movimientos que se requieren para el puesto.


Para establecer el contenido del puesto se analizará: 

  1. La tarea o tareas que se realizan: los datos relativos a la tarea deben mostrar en qué consiste el trabajo real desempeñado y por qué se realiza una determinada tarea y el tiempo empleado en llevarla a cabo. Las preguntas deben ser sencillas y estar claramente expuestas.
  2. Las habilidades o capacidades precisas: dependerán de las tareas que deba llevar a cabo.
  3. Los deberes y responsabilidades: conocerlas con exactitud sobretodo si se trata de puestos directivos.
  4. La remuneración adecuada.

Existe otro método denominado Análisis Funcional de Puestos (AFP) que describe los mismos en función de las siguientes actividades:

  1. Qué tareas realiza el trabajador en relación con otras personas y puestos.
  2. Los métodos y técnicas que utiliza.
  3. Las máquinas, herramientas y equipos precisos.
  4. Los materiales, productos o servicios que produce.

Descripción del puesto de trabajo. Incluye la identificación, definición y descripción del mismo. Todas las formas deben tener la misma estructura formal. La información tiene que ser muy clara para que puedan ser utilizados por otras personas, debiendo figurar la fecha para poder comparar unos informes con otros anteriores y saber si se cuenta o no con información actualizada.

Las fases son las siguientes:

  1. Identificación. Se recogen los datos básicos que permiten diferenciar un puesto de trabajo de otro: título que se da al trabajo, número de personas que lo llevan a cabo, dónde se realizan las tareas, localización física, etc.
  2. Definir el propósito del trabajo. Se trata de determinar cuáles son sus objetivos generales. Conocer a la persona de quien depende el empleado y al supervisor, presta gran ayuda a la hora de establecer remuneraciones o algún tipo de compensación extraordinaria.
  3. La descripción propiamente dicha. Especifica las diferentes tareas del trabajo. También se puede incluir la formación precisa para llevarlo a cabo, las horas de trabajo, el tipo de riesgo, es decir, las condiciones del trabajo. Resulta útil distinguir entre las tareas que se realizan periódicamente y las esporádicas.

Los elementos anteriores constituyen instrumentos de ayuda para el analista, pero no le aseguran una correcta elección. Será conveniente elaborar un Cuestionario de Descripción del Puesto que debe ser cumplimentado por el empleado que en la actualidad ocupa el puesto.


Se trata de analizar el puesto y no a la persona que es titular del mismo. No debe utilizarse como un instrumento contra el empleado sino que se le indicará que se trata de determinar las características que constituyen su trabajo, y las cualidades que debe tener la persona que lo desempeñe.


Etapas del análisis de puestos de trabajo


Determinar la información que se desea obtener
En función del objetivo del análisis hay algunas variaciones a la hora de elegir un conjunto de datos. Así, para el proceso de selección se utilizan unidades descriptivas amplias, sin atender demasiado a su continuidad en el tiempo, pues el fin es registrar lo que se hace.
Determinar los trabajos que se van a canalizar y en qué orden. 
Esta etapa depende, también, del objetivo perseguido. En ocasiones, será necesario analizar todos los puestos mientras que en otras bastará una muestra.

Determinar las técnicas a emplear para la recogida de datosEstas técnicas son de tres tipos, aunque en la práctica suelen utilizarse conjuntamente:
  • Observación directa: El analista observa la tarea durante un período de tiempo y toma nota de todo lo necesario para la descripción del puesto.
  • Cuestionario: Los analistas redactan un cuestionario adaptado a los datos que desean obtener y los trabajadores lo cumplimentan.
  • Entrevistas: El analista entrevista a los trabajadores cuyo puesto quiere estudiar y a los mandos; tanto de manera individual como colectiva.
Elegir los analistas


Las personas que vayan a realizar el análisis deberán recibir una formación especial.


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Elegir el personal que suministrará los datos


Esta elección depende de los trabajos que se vayan a analizar: Pueden ser los trabajadores, los mandos o ambos a la vez.

Descripción de las tareas

Una vez obtenidos los datos del análisis, se procede a la descripción de las tareas, separando las específicas del puesto de las periódicas y las ocasionales. Habrá también que detallar los esfuerzos que afectan al trabajador, el ambiente en que se ejecuta el trabajo y las responsabilidades del puesto. Asimismo, conviene indicar el porcentaje de tiempo que se dedica a cada una de las tareas en concreto. Para poder determinar las cualidades requeridas al candidato, debe descomponerse el proceso de trabajo en varias etapas:

  • Etapa sensorial: El trabajador percibe una señal.
  • Etapa intelectual: El trabajador interpreta esa señal.
  • Etapa motora: El trabajador actúa. Los esfuerzos que debe efectuar el posible empleado tienen que referirse a las etapas anteriores.
  • Esfuerzos físicos: Se indicarán los movimientos ejecutados, el equipo utilizado, la fuerza a aplicar, la duración del esfuerzo, etc. Asimismo, hay que describir los esfuerzos sensoriales e intelectuales.
  • Ambiente de trabajo: Se indicará lo penoso de la tarea y su peligrosidad. Habrá que especificar si el trabajo es o no a la intemperie y condiciones como la temperatura, la humedad, los cambios de horario, etc. Estos factores pueden originar molestias y enfermedades en algunas personas propensas, por lo que deben ser tenidas en cuenta en la selección.
  • Responsabilidades concretas: Una relación detallada de las aptitudes, rasgos de personalidad y conocimientos necesarios para desempeñar el puesto de trabajo en cuestión.

Registro de resultados

A efectos de la selección, los resultados se suelen registrar en forma de profesiogramas, monografías profesionales y catálogos de profesiones.

  • Profesiogramas: Son fichas simples en las cuales se detallan las características fisiológicas y psicológicas del puesto de trabajo, así como sus exigencias de formación.
  • Monografías profesionales: Son estudios más completos referidos a profesiones determinadas en los que, además de la descripción y especificación del trabajo, se incluyen otros datos de la profesión (relaciones con otras tareas, perspectivas económicas, oportunidades de ascenso y promoción). Son utilizados, sobre todo, para la orientación profesional.
  • Catálogos profesionales: Incluyen el mayor número posible de profesiones de un país y las descripciones de las tareas. Las profesiones están identificadas por títulos estándar y clasificadas por grupos de trabajo similares. La más importante es la Clasificación Internacional Uniforme de Ocupaciones, editada por la Organización Internacional del Trabajo (OIT), que se divide en 10 grupos, más uno sin número clave para las fuerzas armadas. Los grupos se dividen en 73 subgrupos, a su vez subdivididos en 201 grupos unitarios, subdivididos en 1.345 ocupaciones diferentes. Estos catálogos se utilizan, fundamentalmente, para reclutamiento y colocación profesional internacional, y son de considerable ayuda para iniciar un buen análisis de la tarea. Desde un punto de vista psicotécnico, es preferible agrupar las profesiones en función de las condiciones psicológicas exigidas. Suele hacerse una clasificación pluridimensional con los siguientes grupos:
    • Carácter del trabajo:
      • Trabajo psíquico: Sobre todo mental.
      • Trabajo psicofísico: Equilibrio entre el mental y el muscular.
      • Trabajo físico: Predominantemente corporal.
    • Elemento utilizado:
      • Trabajo verbal: Ejecutado mediante el lenguaje hablado.
      • Trabajo abstracto: Se utilizan conceptos lógicos.
      • Trabajo espacial: Manipular y cambiar la posición de cuerpos en el espacio.
    • Ritmo:
      • Trabajo automatizable: La mayoría de sus operaciones no cambian con el tiempo y pueden realizarse automáticamente.
      • Trabajo variable: Modificaciones frecuentes, atención constante.
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A continuación, incluimos un ejemplo de perfil del puesto de trabajo:
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